Confia sécurise et détruit les documents confidentiels.
Les petites entreprises indépendantes ou avec quelques salariés entassent des documents et stockent des archives d’année en année puis les détruisent inévitablement. Mais ces informations sont-elles bien protégées ?
La destruction de documents et archives confidentiels réalisée par une entreprise spécialiste est une sécurité et un gain de temps à prendre en compte dès que votre propre entreprise commencera à stocker des informations ou données privées ou sensibles. Arrivés à terme de la durée légale de stockage en France en fonction de leur type (Document civil et commercial, pièce comptable, document fiscal, document social, gestion du personnel), les documents et archives sont parfois jetés et détruits directement dans des bennes non sécurisées ou en passant au préalable dans un simple broyeur à papier de bureau d’un niveau de sécurité soit inférieur aux normes en vigueur soit insuffisant pour garantir une une tranquillité durant le reste de la chaîne de destruction des papiers qui met à l’abri votre entreprise grâce à son processus.
La chaîne de destruction et recyclage des papiers et documents confidentiels :
- Entreposage des documents dans des conteneurs sécurisés dans les locaux de l’entreprise.
- Transport depuis les bureaux vers un camion de destruction directement sur site du client ou vers un camion de transport (pas de temps mort contrairement à l’utilisation d’une benne à ordure extérieure à l’entreprise.)
- Vérification des éléments à détruire (papiers, cartons, classeurs, plastiques, matériel informatique, etc….)
- Destruction sur site du client avec un camion répondant aux normes de destruction sécurisée sur site ou la destruction dans une usine de recyclage et traitement des déchets.
- Recyclage et mise en balles des papiers recyclés.
- Renvoi de papiers recyclés aux entreprises ou autres organismes…
Ce genre de processus permet aux petites entreprises comme aux grandes de gagner en confiance, en temps de gestion de cette tâche et de bien détruire tous les papiers, documents et archives confidentiels.
Pourquoi détruire ses archives et documents confidentiels ?
Tous comme les grandes, les petites et moyennes entreprises produisent des documents contenant des informations sensibles et privées qui pourraient tomber entre de mauvaises mains ou des concurrents peu scrupuleux. Même si votre entreprise n’a pas ou peu d’employé, la confidentialité des documents de vos clients et des documents administratifs (factures, devis, projets… ) est indispensable à la quiétude de l’entreprise et pour son évolution. Un simple post-it avec quelques notes peut sembler inoffensif une fois jeté dans la poubelle traditionnelle mais révèle parfois des informations très sensibles.
Des sociétés spécialisées dans la destruction de documents vous permettraient de prendre en charge l’intégralité du processus de sécurisation et de destruction de ses documents sensibles et tous documents pour vous garantir une protection optimale, un suivi avec une traçabilité tout en vous proposant de faire un geste simple pour la planète grâce au recyclage. Ces sociétés proposent également des certificats de destruction, des conteneurs sécurisés, un camion de destruction ou de transport avec des personnes qualifiées pour effectuer à votre place l’ensemble du processus et pour vous proposer les meilleurs compromis avec vos besoins en fonction de la configuration de votre ou vos bureaux.
Quelques conseils sur la sécurité et la destruction d’archives et de document des entreprises, pour respecter la loi.
Les risques immédiats :
- Négliger ces étapes de sécurisation et destruction de ces informations privées ou sensibles facilite l’usurpation d’identité de n’importe quel individu et l’espionnage des concurrents.
Les risques à venir :
- Le non respect de la législation en vigueur pour les entreprises « Directive 95/46/CE » , « Article .226-17 du code pénal » , « Article .226-20 du code pénal » , « Article .226-22 du code pénal » et donc les sanctions encourues qui peuvent aller jusqu’à « la communication d’informations à des tiers non autorisés vous expose également à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La divulgation d’informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 100 000 € d’amende. »
Votre entreprise indépendante en expansion ou votre petite entreprise doit donc prendre les mesures pour sécuriser, détruire ses documents d’archives et papiers confidentiels dès qu’elle commencera à générer une masse d’informations privées ou sensibles.
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